Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise richten sich an unsere Kunden und Geschäftspartner sowie deren Ansprechpartner, Vertretungsberechtigte und Bevollmächtigte und an sonstige Personen, deren personenbezogene Daten wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen verarbeiten. Sie gelten außerdem für Interessenten und deren Ansprechpartner.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Internationale Kapitalanlagegesellschaft mbH
Schwannstraße 6
40476 Düsseldorf

E-Mail: datenschutz@inka-kag.de

Wir haben eine Datenschutzbeauftragte gemäß Art. 37 Abs.1 DSGVO benannt. Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte unter: info@tlp-datenschutz.de

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung, der Geschäftsanbahnung und der Durchführung unserer geschäftlichen Tätigkeiten sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten von unseren Kunden, Geschäftspartnern, Interessenten sowie deren jeweiligen Ansprechpartnern, Vertretungsberechtigten und Bevollmächtigten erhalten. Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten von sonstigen Personen verarbeiten, die an einer Geschäftsbeziehung oder einem Geschäftsvorgang beteiligt sind.

Soweit dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich und rechtlich zulässig ist, verarbeiten wir auch personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Unternehmensregistern, Veröffentlichungen, Presse und Internet) gewinnen oder die uns von verbundenen Unternehmen, Geschäftspartnern, Dienstleistern oder sonstigen Dritten berechtigt übermittelt werden.

Zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten können insbesondere gehören:

• Stammdaten, z. B. Name, Funktion und Unternehmenszugehörigkeit,
• Kontaktdaten, insbesondere geschäftliche Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
• berufliche und qualifikationsbezogene Angaben, z. B. beruflicher Werdegang, Qualifikationen, Erfahrungen und Zuständigkeiten,
• Kommunikations- und Organisationsdaten, z. B. E-Mail-Korrespondenz, Gesprächsnotizen, Termine, Aufgaben und projektbezogene Informationen,
• Identifikations- und Legitimationsdaten, soweit dies im Einzelfall erforderlich ist, sowie
• sonstige personenbezogene Daten, die sich aus den jeweiligen Geschäfts-, Prüfungs-, Compliance- oder Vertragsunterlagen ergeben.

Welche Daten im Einzelfall verarbeitet werden, hängt von der jeweiligen Geschäftsbeziehung, Tätigkeit und dem konkreten Verarbeitungszweck ab.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Verarbeitungszweck) und auf Basis welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG):

a. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) erfolgt zur Erbringung unserer Dienstleistungen als Kapitalverwaltungsgesellschaft oder Administrator von Investmentvermögen und Direktbeständen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen.

b. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs.1 c DSGVO)

Zudem unterliegen wir als Kapitalverwaltungsgesellschaft zahlreichen gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen. Hierzu gehören insbesondere Anforderungen aus dem Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB), dem Wertpapierhandelsgesetz (WpHG), dem Geldwäschegesetz (GwG), steuerrechtlichen Vorschriften sowie weiteren für uns geltenden gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorgaben. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt dabei insbesondere zur Erfüllung von gesetzlichen Melde-, Kontroll-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten sowie zur Durchführung gesetzlich vorgeschriebener Prüfungen und Überwachungsmaßnahmen. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitäts- und Altersprüfung, die Prüfung, ob ein Anleger semiprofessionell oder professionell im Sinne des § 1 Abs. 19 Nr. 32, 33 Kapitalanlagegesetzbuch ist, rechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten von Kommunikation nach § 83, Abs. 3 und 8 WpHG, §5 Abs. 2 KAGB sowie Betrugs- und Geldwäscheprävention.

c. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) 

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Beispiele hierfür sind:

• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
• Gewährleistung der IT- und Informationssicherheit sowie der Sicherheit unserer Systeme und unseres IT-Betriebs,
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
• Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit sowie zur Wahrung des Hausrechts, einschließlich Zutrittskontrollen und gegebenenfalls Videoüberwachung,
• Pflege und Verwaltung von Geschäftsbeziehungen sowie Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten,
• Durchführung von Prüfungs-, Kontroll- und Due-Diligence-Maßnahmen, soweit hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht,
• Risikomanagement und Überwachung von Geschäfts- und Vertragspartnern,
• Maßnahmen zur Betrugsprävention und zur Aufklärung von Unregelmäßigkeiten,
• weitere Verarbeitungen zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.

Bei der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen prüfen wir stets, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen und Ihre schutzwürdigen Interessen ausreichend berücksichtigt werden. Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen eine solche Verarbeitung nach Artikel 21 DSGVO einzulegen.

d. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gegeben. Eine Einwilligung kann beispielsweise für bestimmte Formen der werblichen Ansprache oder für sonstige Verarbeitungen erteilt werden, für die eine Einwilligung gesetzlich erforderlich ist. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Kapitalverwaltungsgesellschaft erhalten diejenigen Stellen und Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vorvertraglichen, vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen.

Auch externe Stellen können Ihre personenbezogenen Daten erhalten, soweit dies für die in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecke erforderlich und nach den gesetzlichen Vorschriften zulässig ist. Dabei kann es sich insbesondere um folgende Empfänger bzw. Empfängerkategorien handeln:

• Mit uns verbundene Unternehmen, die für uns bestimmte Funktionen und Dienstleistungen erbringen, insbesondere in den Bereichen Compliance, Revision, Recht, Accounting und Operations. Hierzu gehören insbesondere die Aspen Separation GmbH (Düsseldorf, Deutschland) und die Asporto Unipessoal Lda (Porto, Portugal).
• Dienstleister, die uns bei der Erbringung unserer Leistungen unterstützen, insbesondere in den Bereichen IT, Telekommunikation, Dokumenten- und Datenverarbeitung, Druck und Versand sowie sonstige administrative Dienstleistungen.
• Geschäfts- und Vertragspartner, soweit eine Übermittlung für die Durchführung der Geschäftsbeziehung erforderlich ist, insbesondere Verwahrstellen, Asset Manager, Anlageberater, Broker, Kommissionäre und sonstige Finanzdienstleister.
• Wirtschaftsprüfer, Berater und sonstige Prüfer, soweit deren Einbindung zur Erfüllung gesetzlicher, aufsichtsrechtlicher oder vertraglicher Anforderungen erforderlich ist.
• Öffentliche Stellen und Institutionen, soweit wir aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben zur Übermittlung verpflichtet sind oder eine Übermittlung gesetzlich zulässig ist, insbesondere Aufsichts- und Finanzbehörden sowie Strafverfolgungsbehörden.
• Weitere Empfänger, soweit Sie in die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben oder eine sonstige gesetzliche Erlaubnis für die Übermittlung besteht.

Soweit wir Dienstleister als Auftragsverarbeiter einsetzen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Die Gesellschaft und die mit ihr verbundenen Unternehmen haben ihren Sitz innerhalb der Europäischen Union. Die unter Ziffer 4 genannten Datenempfänger haben ihren Sitz überwiegend innerhalb, im Einzelfall auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes. Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit:

• es zur Ausführung von Transaktionen erforderlich ist,
• die Europäische Kommission beschlossen hat, dass das betreffende Drittland oder ein Gebiet oder ein oder mehrere spezifische Sektoren in diesem Drittland ein angemessenes Schutzniveau bieten,
• wir, bei Ländern, die nicht Gegenstand eines solchen Angemessenheitsbeschlusses sind, geeignete Vorkehrungen im Sinne der DSGVO zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten getroffen haben (z.B. indem wir mit dem jeweiligen Empfänger Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission vereinbart und ergänzend erforderliche technische und organisatorische Maßnahmen getroffen haben); oder
• Vorstehendes nicht gilt, wir aber dennoch in rechtlich zulässiger Weise die Daten übermitteln dürfen, zum Beispiel, wenn die Übermittlung für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, die Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. bei steuerrechtlichen Meldepflichten) oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Angaben zu den im Einzelfall vorhandenen Schutzmaßnahmen, die wir in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittstaaten getroffen haben, sowie ggf. eine Kopie der von uns vereinbarten Standarddatenschutzklauseln, können Sie bei uns unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten anfordern.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten für die Dauer der jeweiligen Geschäftsbeziehung bzw. des jeweiligen Geschäftsvorgangs, was auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages umfasst. Darüber hinaus können personenbezogene Daten auch nach Beendigung einer Geschäftsbeziehung gespeichert werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

• Erfüllung handels-, steuer- und aufsichtsrechtlicher Aufzeichnungs- Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten: Zu nennen sind insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), das Geldwäschegesetz (GwG), das Wertpapierhandelsgesetz (WpHG) und das Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation können je nach Art der Unterlagen und der jeweiligen gesetzlichen Vorgabe unterschiedlich lang sein.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sofern sie nicht mehr für andere rechtlich zulässige Zwecke erforderlich sind.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat nach Maßgabe der allgemeinen Verfahrensvorschriften des Artikels 12 der DSGVO und unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Die Ausübung dieser Rechte kann im Einzelfall gesetzlichen Einschränkungen unterliegen, insbesondere nach den §§ 34 und 35 BDSG.

Sie können Ihre Rechte unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten bei uns geltend machen.

Betroffene Personen können darüber hinaus den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte im Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen (Artikel 38 Absatz 4 DSGVO).

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) 
Kavalleriestraße 2-4 
40213 Düsseldorf 
Postfach 20 04 44 
40102 Düsseldorf 
Telefon: +49 211 38424-0 
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de  
www.ldi.nrw.de 

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und Geschäftspartnern sind die jeweils erforderlichen personenbezogenen Daten bereitzustellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Dies kann auch personenbezogene Daten von Ansprechpartnern, Vertretungsberechtigten, Bevollmächtigten und sonstigen an der Geschäftsbeziehung beteiligten Personen betreffen.

Insbesondere sind wir nach den geldwäscherechtlichen Vorschriften verpflichtet, bestimmte Personen vor Begründung der Geschäftsbeziehung bzw. vor Durchführung bestimmter Geschäftsvorgänge anhand eines Ausweisdokumentes zu identifizieren und dabei Namen, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift sowie Ausweisdaten zu erheben und festzuhalten. Damit wir dieser gesetzlichen Verpflichtung nachkommen können, haben Sie uns nach dem Geldwäschegesetz die notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen und sich im Laufe der Geschäftsbeziehung ergebende Änderungen unverzüglich anzuzeigen. Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, kann die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufgenommen oder fortgesetzt bzw. der betreffende Geschäftsvorgang nicht durchgeführt werden.

Soweit die Bereitstellung personenbezogener Daten nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, hängt die Bereitstellung davon ab, ob die jeweiligen Daten für die Begründung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung oder für den jeweiligen Geschäftsvorgang erforderlich sind. Welche Daten im Einzelfall erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Verarbeitungszweck ab.

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Wir nutzen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidungen im Sinne des Artikels 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

10. Aufzeichnung von Telefongesprächen, Videogesprächen und Chats

Wir zeichnen im Zusammenhang mit Handelsaktivitäten bzw. hiermit zusammenhängender Kommunikation (z.B. Telefongespräche, Videogespräche und Chats) auf. 

Daneben führen wir in einzelnen Bereichen sog. Call-Backs (z.B. zur Verifizierung von Konto- und Zahlungsinformationen) durch.  In diesen Fällen müssen Sie daher stets mit einer Aufzeichnung rechnen. Neben dem eigentlichen Inhalt verarbeiten wir technische Informationen aus dem Kommunikationssystem, nämlich die beteiligten Rufnummern bzw. Benutzerkennungen sowie Beginn und Dauer der Kommunikation.

Die Aufzeichnung und Aufbewahrung erfolgen zur Erfüllung der rechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO, i.V.m. § 83, Abs. 3 und 8 WpHG, §5 Abs. 2 KAGB). Die technischen Informationen dienen der systematischen Ablage und Wiederauffindbarkeit der Aufzeichnungen, damit die Inhalte innerhalb der Aufbewahrungsfrist, z.B. bei aufsichtsrechtlichen Prüfungen oder im Falle eines Rechtsstreits, durch berechtigte Personen nachvollzogen und nachgewiesen werden können.

Zugriff auf die Aufzeichnungen erhalten nur die Stellen, die diesen zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks oder gesetzlicher Anforderungen benötigen. Zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen können auch zuständige Aufsichtsbehörden und Prüfer auf die Aufzeichnungen zugreifen. Im Falle juristischer Auseinandersetzungen übergeben wir die Aufzeichnungen an Rechtsanwälte und Gerichte, sofern wir hierzu rechtlich verpflichtet sind oder eigene Rechtspositionen zu vertreten haben. Beim Betrieb der Aufzeichnungssysteme setzen wir Dienstleister ein, die strikt nach unseren Vorgaben arbeiten (Auftragsverarbeiter).

Die Aufzeichnungen werden grundsätzlich fünf Jahre aufbewahrt. Soweit gesetzlich erforderlich oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig, kann die Aufbewahrungsdauer im Einzelfall länger sein.

Nach Ablauf dieser Frist werden die Aufzeichnungen automatisch gelöscht, es sei denn sie müssen im Einzelfall aus rechtlichen Gründen länger aufbewahrt werden. Eine Übermittlung der Aufzeichnungen in Drittländer ist grundsätzlich nicht beabsichtigt. Sollte eine Drittlandübermittlung im Einzelfall erforderlich sein, sind die in Ziffer 5 genannten Voraussetzungen einzuhalten.

11. LinkedIn-Unternehmensprofil

Die INKA unterhält ein Unternehmensprofil auf der Plattform LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland). Beim Besuch unseres LinkedIn-Profils verarbeitet LinkedIn personenbezogene Daten der Nutzer, insbesondere Nutzungs- und Interaktionsdaten. Wir erhalten von LinkedIn in diesem Zusammenhang statistische Auswertungen über die Nutzung unseres Profils und sehen, welche registrierten Nutzer unser Unternehmensprofil angeschaut haben.

Soweit personenbezogene Daten im Zusammenhang mit unserem LinkedIn-Unternehmensprofil verarbeitet werden, besteht hinsichtlich der Erstellung und Bereitstellung von Nutzungsstatistiken eine gemeinsame Verantwortlichkeit zwischen uns und LinkedIn gemäß Art. 26 DSGVO. Weitere Informationen hierzu stellt LinkedIn unter: legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum bereit.

Der Betrieb unseres LinkedIn-Profils erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Information über unsere Dienstleistungen und der Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten. 

Bitte beachten Sie, dass LinkedIn personenbezogene Daten auch für eigene Zwecke verarbeitet. Auf die Datenverarbeitung durch LinkedIn haben wir nur begrenzten Einfluss. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch LinkedIn, zu Ihren Betroffenenrechten sowie zu Widerspruchs- und Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in der Datenschutzerklärung von LinkedIn unter: www.linkedin.com/legal/privacy-policy.